喺香港經營獵頭公司或招聘中介經常會遇到一個難題，成千上萬份履歷同候選人檔案散落喺 Excel、電郵、WhatsApp 或多個招聘網站，重覆履歷同混亂資料庫問題經常發生。一旦管理唔善，不但浪費大量時間，仲容易錯過合適人選。對於忙到爆嘅顧問團隊嚟講，呢啲都係隱藏嘅效率殺手。
Adaptive 獵頭公司管理系統 就係為了解決呢種痛點而設 — 提供統一人才庫管理、履歷批次上傳解析、自動查重 (deduplication) 同流程管理功能。今篇文章會用粵語同繁體中文，逐步拆解系統點樣幫你管理人才庫同去除重覆履歷，令招聘流程更簡潔、更高效。想了解更多詳情，可參考 Adaptive 獵頭公司管理系統功能列表。
為何人才庫混亂與履歷重複係獵頭公司嘅「隱形殺手」
喺無系統管理之前，獵頭公司常見幾個問題：
- 資料分散、難統一管理： 履歷可能來自 LinkedIn、唔同招聘平台，靠 Excel、電郵或 WhatsApp 整合，好容易漏單一候選人或重覆收取。
- 重覆履歷浪費時間： 同一人可能多次申請或者從唔同平台拿到相似履歷，顧問重複跟進，浪費大量時間。
- 招聘流程難追蹤： 多個職位同候選人同時進行，唔易知道邊份履歷處於 shortlist、interview、offer 或 placed 階段。
- 效率低、錯失人才： 因為資料混亂、人工追蹤易錯漏，好可能最適合嘅人選因疏忽錯過。
由於現代招聘量大，據外國業界分析，採用 Applicant Tracking System (ATS) 可以明顯提升招聘效率同質素。因此，對希望專業化、規模化經營嘅獵頭或招聘公司而言，建立一個「乾淨、有序、可追蹤」嘅人才庫，唔再係奢侈，而係必要。
Adaptive 獵頭公司管理系統提供嘅解決方案
1. 批次上傳 + 履歷解析 + 自動查重
- 批次上傳解析： 你可以一次過將從唔同招聘網站（如 LinkedIn、Job Board 等）下載嘅履歷上傳入系統。系統會自動解析履歷內容，包括姓名、聯絡方式、工作經歷、技能等訊息。
- 一鍵履歷去重： 系統會比對履歷內容（例如姓名加聯絡方式、過往經歷等）判斷是否為重複候選人，避免同一候選人被重複儲存或處理。對於人手多、資料量大嘅獵頭公司嚟講，可以節省大量人手去做手動去重。
- 集中人才庫儲存： 所有候選人檔案集中喺一個資料庫，唔使分散存放於電郵或 Excel。想搵返舊候選人，好容易用關鍵字或過濾條件搵出嚟。
優勢重點： 人工手動去重往往易漏，好浪費時間。使用 Adaptive 系統，可以自動識別，提升效率、減少錯漏。
2. 專案／職位 + 客戶管理 + Pipeline 流程追蹤
一旦候選人被導入人才庫，下一步就係睇邊個職位或客戶會用。系統支援：
- 客戶同職位精細分類管理： 對唔同客戶（僱主或公司）同職位（job order）分開管理，清楚知道邊個職位係邊間公司，邊個候選人屬於邊單。
- Pipeline 管理（分 18 種流程狀態）： 從最初 sourcing 到 shortlist、interview、offer 同 placement，每個階段都有清楚標識。顧問可以一目了然候選人所處階段。
- 權限與協作控制： 可設定唔同人員（顧問或管理者）權限，控制邊個可以睇人才庫、職位或客戶資料，適合多人團隊運作。
用法示例： 假設你手上有 3 個開放職位，同時收咗 50 份履歷 — 由上載、去重、分類、進度標記，用系統去管理，唔使再靠 Excel 加 WhatsApp 手動追蹤。
3. KPI 管理 + 報告匯出
為咗令公司運作更系統化，Adaptive 系統提供 KPI 管理同報表功能 — 幫你量化團隊或顧問績效：
- 可視化顯示顧問每日或每月處理候選人數量、placement 成交數、流失對成交比率等資料。
- 一鍵匯出建議報告（recommendation report），方便同客戶分享 shortlist 或推薦人選，提升專業度同透明度。
好處： 有清晰數據支持，你可以更快識別哪些顧問或渠道表現好，哪些需要調整。
真實案例分享
「喺我哋公司正式用 Adaptive 系統之前，所有候選人履歷都係散落喺 Excel 同電郵入面。有一次，我哋為同一個職位 shortlist 候選人，但竟然有人重複出現，浪費咗唔少工夫，仲有潛在好候選人被漏睇咗。之後我哋轉用 Adaptive 系統，只要批次上傳，新履歷即時會去重，同時分類存放，搵返舊候選人都係一 search 就搵到，真係幫大忙。現時我哋團隊每月處理履歷速度快咗差唔多 40%，而且過程混亂、重覆問題大大減少。」
呢個實例反映咗「手動管理」到「系統化管理」之間嘅明顯差距。對於忙碌嘅獵頭或招聘公司嚟講，節省時間加提高準確度，等於更高成交率同更好客戶或候選人體驗。
常見問題 (FAQ)
問：Adaptive 系統適合咩規模嘅獵頭或招聘公司？
答：無論係細至 2–3 人嘅 boutique 獵頭公司，定大型 multi-consultant team，只要你哋有大量候選人履歷、需要分類管理、自動去重或流程追蹤，都非常適合。
問：系統會唔會太複雜？上手需要幾耐？
答：介面設計直觀，顧問團隊普遍 1–2 天就可以熟習基本操作，並開始批量上傳履歷與管理。
問：資料安全點保障？
答：Adaptive 為正規商用系統，具備後台權限控制，同時建議公司定期備份資料或進行審核，保持資料庫質量。官方亦有提及系統適合香港中小企 (SME) 使用。
問：使用呢類系統真係有用？
答：根據業界報告同分析，採用 Applicant Tracking System (ATS) 或 AI-powered ATS 可以幫招聘團隊顯著提升效率，包括縮短招聘時間 (time-to-hire)、減低行政工序、提升候選人質素與招聘質量。
進階技巧與專業建議
- 定期清理無效候選人或 dead-end 履歷： 即使系統去重，長時間累積嘅候選人檔案如果冇分類管理、定期清理，都會拖慢搜尋速度。建議設定每季做一次 data audit。
- 善用 KPI 報表識別高效顧問或渠道： 透過系統 KPI 功能，你可以衡量每個顧問嘅 sourcing 到 placement 效率，比傳統靠直覺分析更可靠。
- 將 talent database 轉化為長期資產： 唔好只當履歷係一次性資料 — 未來可以用嚟做 re-engagement、candidate pool，再次接觸適合職位或新客戶。
- 權限設計同協作分工： 對於中大型團隊，可以設定誰人有權上傳或編輯候選人資料，誰人只係睇 shortlist 或聯絡方式，保持資料安全與流程清晰。
結論與行動號召
喺競爭激烈嘅香港獵頭同招聘市場，手動、分散、混亂嘅人才庫管理早已唔再適用。透過 Adaptive 獵頭公司管理系統，你可以：
- 將所有候選人資料集中管理，避免履歷重複或遺漏
- 一鍵批次上傳加自動查重，大幅減少人手成本
- 清楚追蹤候選人招聘流程，提升工作透明度與效率
- 用 KPI 數據管理團隊績效，為公司打造可持續人才資產庫
如果你亦希望令公司嘅招聘流程更專業、有系統、有結果，建議即刻瀏覽 Adaptive 獵頭公司管理系統產品頁面 查詢，親身體驗系統如何幫你提升整體運作效率。
聯絡我們
- 公司名稱： Adaptive Consultants Limited
- 地址： 香港灣仔告士打道80號17樓
- 電話： +852 5209 7807
- 電郵： tiffanycheng@adaptivegp.com
- 其他查詢： 可撥打 +852 2132 5513 或 WhatsApp 我們，實時回覆您的諮詢。
