香港貿易：QC 驗收流程優化指南

喺香港做貿易、分銷、OEM/ODM 代工，又或者處理大量原材料、成品出入庫嘅企業，最驚就係 QC 驗收出問題：有時入料品質唔穩定、有時文件唔齊、有時記錄唔完整，最終搞到生產延誤、成本上升、客訴增加。

好多企業都依靠 Excel、WhatsApp、Email 去處理驗收流程，但步驟多、訊息分散，加上人手容易疏漏，要維持高品質供應鏈係一件極具挑戰嘅事。

而 Adaptive 貿易生產管理系統正正支援企業處理訂單管理、庫存管理、財務流程、維修管理、成本管理以及 QC 驗收記錄，令整個供應鏈嘅資料能夠統一管理，提升生產同驗收流程嘅透明度。想了解更多系統功能，可參考Adaptive 貿易生產管理系統功能列表。

本文會介紹一個完整 QC 驗收流程，同時示範企業點樣用系統提升品質管理效率，並提供真實案例作參考。

QC 驗收流程中的問題與改善空間

香港好多中小企業面對嘅 QC 挑戰大致分為四類：

• 供應商質量不穩定：根據香港貿易發展局嘅資料，供應鏈透明度不足係香港製造業與貿易商最常見嘅營運風險之一。沒有審批紀錄、沒有追蹤資料，好容易「講口同鼻拗」。
• 驗收流程太依賴人手：用紙張或 Excel 記錄 QC、再以 WhatsApp 傳相、Email 傳報告，易漏，易錯，難追蹤，最終導致返工成本上升。
• 訊息分散、內部溝通混亂：驗收紀錄唔喺同一平台：採購一套數據、倉庫一套、財務又一套。部門之間變成「訊息孤立」。
• 無法追蹤歷史 QC 資料：產品發生問題時，難以快速翻查批次、供應商、質量記錄，延誤處理問題。

企業點樣用貿易生產管理系統解決這啲問題？

Adaptive 系統提供訂單、庫存、成本、財務、維修、QC 驗收等管理功能，能夠整合品質流程，令供應鏈由上游到下游都保持一致資料流。

1. 原材料或成品到倉

貨品到倉後，倉管員會按照採購訂單進行核對。若企業使用 Adaptive 系統，可：

• 查看採購訂單內容
• 核對交貨數量
• 登記是否需要 QC 驗收
• 上傳到貨圖片 / 單據

2. QC 驗收

企業可按唔同產品類別設定 QC 標準，例如：

• 外觀檢查
• 尺寸量度
• 功能測試
• 包裝要求
• 配件是否齊全

Adaptive 系統允許用戶：

• 上傳 QC 圖片
• 填寫檢查表
• 標示是否合格
• 記錄不合格原因

3. 生成 QC 記錄與追蹤

當 QC 驗收完成，系統會：

• 自動生成 QC 記錄
• 與庫存系統連動（合格貨入庫、不合格貨單獨分類）
• 讓管理層可隨時查閱 QC 數據

這樣一來，即使貨品出事，都可以好快搵到：

• 問題批次
• 供應商
• 驗收人員
• 驗收圖片
• 該批次去過邊個生產環節

4. 不合格品處理

系統支援記錄：

• 退貨
• 重工
• 補單
• 供應商賠償流程（只記錄，不誇大）

並可追蹤每個異常處理進度，管理層亦可透過系統報表了解「不合格率」、「供應商表現」等 KPI。

5. QC 數據在供應鏈管理的價值

Adaptive 系統可協助企業從 QC 紀錄中睇到：

• 哪類產品最常出問題
• 邊間供應商唔穩定
• 退貨最多嘅原因
• 生產環節邊度最易出錯

以上資料有助企業改善供應鏈品質。ISO 9001 其中核心理念正正係持續改善與流程數據化。

真實案例分享

「我哋係一間知名美容儀器零售商，每個月都有唔同貨源入倉。以前全部 QC 都靠紙仔、WhatsApp 相片同 Excel，一出事就好難追究邊個批次、邊個供應商，甚至有啲資料遺失。自從用咗 Adaptive 貿易生產管理系統之後，我哋 QC 流程終於有返統一紀錄。檢查相片、批次、供應商資料全部都喺一個平台睇到。最深刻一次係有個客人投訴儀器外殼有刮花，我哋即刻查返 QC 記錄，搵到係邊個批次，仲有驗收圖片證明當時係完好嘅，最後成功快速處理問題，亦同供應商改善包裝方式。以前處理問題可能要幾日，但而家半個鐘搞掂。」

常見問題 FAQ

點樣用系統提升 QC 與供應鏈效率？

• 配合庫存管理，減少誤入誤出：系統自動標示合格與不合格品，避免混入生產線。
• 用報表分析供應商表現：管理層可以定期查看不合格率、退貨率、延遲交貨記錄。
• 善用訂單與庫存連動，更易追蹤問題來源：QC → 庫存 → 訂單 → 生產，全程鏈接。
• 內部流程透明，方便部門協作：採購、倉務、財務、管理層都可以睇到同一份資料。

結論

供應鏈管理講求速度、透明度同品質。而 QC 驗收正正係確保產品品質嘅最重要關卡。透過 Adaptive 貿易生產管理系統，企業可以將 QC、訂單、庫存、財務、維修等訊息統一到同一個平台，改善內部流程混亂、資料分散、QC 難追蹤嘅問題，提升整體營運效率。

如果你希望：

• 減少 QC 出錯
• 提升供應鏈透明度
• 加強供應商管理
• 提升生產品質與成本效益

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